BRAL zoekt een secretariaatsverantwoordelijke (m/v/x)

BRAL zoekt een secretariaatsverantwoordelijke (m/v/x)

Functieomschrijving

BRAL zoekt een voltijdse secretariaatsverantwoordelijke met een hart voor maatschappelijk verenigingswerk.

BRAL is actief op heel wat terreinen in Brussel, met verschillende langdurige engagementen en afwisselende kortlopende projecten. Dat maakt dat onze organisatie een levendige en drukke omgeving is, waarbij jij er voor zorgt dat het secretariaat de olie in de machine is. Op automatische piloot draaien is er bij BRAL maar zelden bij, en je voelt je thuis in die flexibele rol. Dankzij jou werken wij allemaal beter.

Je bent de eerste stem die mensen horen als ze telefoneren met BRAL. Je werkt nauw samen met de coördinator voor wat betreft boekhouding, personeelsbeleid, administratie, en het opvolgen van de financiële situatie en subsidiedossiers. Je ondersteunt ook de stafmedewerkers, zowel administratief, als bij het opzetten van acties voor BRAL. Daarnaast ondersteun je het communicatieve werk van BRAL, en ben je een aanspreekpunt voor onze leden en achterban.

Dit zijn de taken die bij je functie horen:

  • Boekhouding: dagelijkse boekhouding (facturen, betalingen, opvolging). Je doet het budgetbeheer en maakt periodieke overzichten.
  • Financiën en subsidies: je volgt samen met de coördinator nauwgezet de financiën en de subsidiedossiers van de organisatie op. Je bezorgt de financiële rapportering aan verschillende subsidiërende overheden.
  • Onthaal & ledenadministratie: een uitnodigend onthaal voor BRAL (NL & FR) op ons kantoor, en zowel telefonisch als via ons algemeen emailadres. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor onze leden, je volgt de ledencommunicatie op en beheert de ledenregistratie en -administratie.
  • Personeelsbeheer: nauwgezette opvolging van de nodige administratie (aanwervingen, afwezigheden, verlof, ziekte, …).
  • Logistiek: je bent verantwoordelijk voor de logistiek van het kantoor (post, bestellingen, benodigdheden, externe diensten voor IT en onderhoud, …).
  • Archief en bibliotheek beheren (klasseren, archiveren, digitale databank)
  • Communicatie: samen met de communicatieverantwoordelijke verzorg je de BRAL-communicatie door het online plaatsen van website artikels, het opstellen en verzenden van de digitale nieuwsbrief, het uitsturen van ledenmails, etc.
  • Projectondersteuning: je begeleidt de omkadering van BRAL-activiteiten door te zorgen voor de nodige infrastructuur, mailings op te volgen, inschrijvingen te beheren, materiaal aan te kopen, …

Vereiste algemene kwaliteiten

  • BRAL is een Nederlandstalige vzw in het hartje van het meertalig Brussel, we vragen daarom een goede kennis van het Nederlands en Frans (een beetje Engels is ook mooi meegenomen). Je communiceert vlot en vriendelijk in deze twee talen, mondeling en schriftelijk.
  • Je hebt een opleiding gevolgd over (of ervaring met) het beheren van de boekhouding van kleine vzw’s, en je kan relevante financiële overzichten rapporteren naar subsidiërende overheden.
  • Je hebt een goede kennis van de basis kantoorsoftware (MS Office: Word, Excel, Access, Outlook). Je kan snel je weg vinden in verschillende online toepassingen.
  • Je neemt initiatief om dingen voor elkaar te krijgen en je kan goed in een team werken.  Je collega’s kunnen rekenen op je inzet en enthousiasme.
  • Je bent nauwkeurig en je werkt proactief.
  • Je bent af en toe bereid buiten de reguliere kantooruren (avond, weekend) te werken wanneer het werk dat vraagt.

Wij bieden

Bij BRAL werk je niet alleen, je wordt gesteund door een team van gedreven collega’s die klaar staan met raad en daad. Verder voorzien we:

  • Een contract van onbepaalde duur, voltijds (80% bespreekbaar). Onze voorkeur is dat je vanaf november kan starten (bespreekbaar).
  • Verloning volgens barema’s socio-culturele sector (B1c, PC 329.01), rekening houdend met je relevante werkervaring.
  • Terugbetaling woon-werkverkeer met openbaar vervoer of fietsvergoeding.
  • Flexibele werkuren met aandacht voor het evenwicht werk/privé.
  • Contacten met een diverse groep Brusselaars, comités en organisaties.
  • Uitdagende omgeving met ruimte voor eigen initiatief en creativiteit.

Interesse?

Bezorg ons dan ten laatste maandag 19 september een motivatiebrief en CV:

  • per mail: raf@bral.brussels
  • of per post: Raf Pauly (coördinator), BRAL – Stadsbeweging voor Brussel, Zaterdagplein 13, 1000 Brussel.

Heb je vragen over de job of de procedure? Is er iets niet duidelijk? We geven graag meer toelichting over de job en de organisatie.
Tot 28 augustus kan je terecht bij onze coördinator, Raf Pauly, raf@bral.brussels, 0487 319 420.
Vanaf 29 augustus kan je contact opnemen met onze voorzitter, Tom Lootens, tom@bral.brussels, 0476 83 77 14.

Verloop van de sollicitatie:

  • Deadline kandidatuur: 19 september, 10u00.
  • In de week van 19 september houden wij een selectie op basis van de ingestuurde CV en motivatiebrief, en nemen wij contact op met de kandidaten.
  • Tussen 26 en 30 september: schriftelijke proef en een gesprek met de jury.